今の若い世代にとって、情報を送る手段といえば、メールやLINE、チャットが身近でしょう。
そのため、FAXと聞くと、「まだ使われているの？」「メールで送ればいいのでは？」と思うかもしれません。 しかし現在でも、病院、介護施設、建設会社、店舗、役所などではFAXが使われています。
FAXとはどのようなものか
FAXは、紙に書かれた文字や図を機械で読み取り、電話回線などを通して相手へ送る仕組みです。
簡単に表すと、
紙を読み取る → 電気信号に変える → 相手へ送る → 紙に印刷する
という流れです。
離れた場所へ紙のコピーを送る機械と考えると分かりやすいでしょう。
以前は仕事で普通に使われていた
以前は、FAXが仕事の中で当たり前のように使われていました。
たとえば、アルバイト先の店舗では、閉店作業が終わると、売上や在庫などを報告書に記入し、本部へFAXを送ってから帰宅することがありました。
会社同士の取引でも、見積書をお客さんへ送ったり、取引先へ注文書を送ったり、商品の発注をしたりするために使われていました。 電話だけでは商品名や数量を聞き間違えることがありますが、FAXなら内容が紙に残るため、後から確認しやすいという良さがありました。
なぜ現在もFAXが残っているのか
FAXが残っている理由は、単に昔から使われているからだけではありません。
FAXには、
・紙に書いた内容をそのまま送れる
・操作が比較的簡単
・相手のFAX番号が分かれば送れる
という特徴があります。
メールでは、ファイルを作成し、保存し、添付して送る必要があります。
しかしFAXなら、紙をセットして番号を入力すれば送れます。
また、飲食店や工事現場、介護施設などでは、全員が一日中パソコンの前にいるわけではありません。FAXは受信すると紙が出てくるため、情報が届いたことに気づきやすい場合があります。
FAXは、最新の技術ではありません。それでも、ITに慣れていない人や、小規模な店舗、異なるシステムを使っている会社同士でも利用しやすいという存在価値があります。
FAXの弱点
一方で、FAXには問題もあります。 ドラマ『踊る大捜査線』では、犯人の写真をFAXで送ったものの、その情報が本部の管理官まで届かなかったという場面があります。
FAXの送信に成功しても、受信した紙を必要な人が見なければ、情報は伝わったことになりません。
紙が置かれたままになったり、ほかの書類に紛れたり、間違った番号へ送ってしまったりすることもあります。 つまり、「FAXは届いた。しかし、情報は届かなかった」ということが起こるのです。
現在のFAXは紙だけではない
現在は、受信したFAXを紙に印刷せず、PDFとしてパソコンやスマートフォンで確認できるサービスもあります。 相手はこれまでどおりFAXで送れますが、受信側ではデータとして管理できます。 FAXを完全になくすのではなく、使いやすさを残しながら、紙の管理や見落としを減らしているのです。
まとめ
FAXは古い技術ですが、古いから不要とは限りません。
紙をそのまま送れることや、操作の分かりやすさから、今も必要とされる場面があります。
一方で、情報共有や管理には弱点があります。
大切なのは、FAXかメールかを単純に決めることではありません。
誰が、どこで、何を送るのかを考え、その仕事に合った方法を選ぶことが大切です。
コメント